Пандемия внесла и еще внесет серьезные коррективы в работу событийной отрасли. В период возобновления мероприятий основной задачей организаторов станет обеспечение безопасности их проведения в соответствии с требованиями Роспотребнадзора. Как будут организованы выставки в новой реальности и во сколько обойдется их безопасность?
Подробнее остановимся на выполнении тех рекомендаций, которые потребуют денежных затрат, например, при проведении двухдневной выставки с количеством участников не более 1000 человек. Важно отметить, что данные затраты, по договоренности, могут быть разделены между площадкой и организатором в относительно равных долях.
Во-первых, организаторам необходимо будет прибегнуть к онлайн-регистрации посетителей и использовать бесконтактные системы подсчета посетителей на площадке.
Стоимость онлайн-регистрации независимо от количества посетителей и экспонентов от компании «ЭКСПОДАТ» может варьироваться от 0 рублей (есть пакеты заказа услуг или форматы сотрудничества, при которых услуги онлайн-регистрации стоят для заказчика 0 рублей) до 50000 рублей (фиксированные цены: 30000 рублей – онлайн-регистрация посетителей; 20000 рублей – онлайн-регистрация экспонентов). Регистрация может длиться несколько месяцев – на цену это не влияет.
Стоимость системы контроля и учёта посетителей на один вход – от 20000 рублей. Но, если сотрудничество носит долгий и плодотворный характер, то часто «ЭКСПОДАТ» дарит эту услугу партнёрам-организаторам.
Во-вторых, организаторы должны продумать дополнительную логистику и разделение потоков в виде навигации. К стандартной системе навигации компания AST telecom добавила модуль считывания количества людей и алгоритм разведения потоков по разным маршрутам. К функционалу построения маршрутов были добавлены альтернативные пути – система навигации выстраивает маршрут в зависимости от загрузки того или иного прохода. Также возможна синхронизация с базой регистрации, учетом посетителей в том или ином зале, а также вывод информации на экран о загрузке и свободных местах в павильоне. Стоимость такой умной системы навигации обойдется от 200000 рублей.
Интерактивная навигация не является обязательной при обеспечении безопасности на выставках, тем не менее, она дает гостям возможность проложить безопасный маршрут, а организаторам оптимизировать рабочий процесс.
В-третьих, организаторам выставки необходимо обеспечить соблюдение социальной дистанции участниками выставочного мероприятия. Для визуализации дистанции в выставочных центрах компания BESTLY-выставочные материалы предлагает использовать напольную ламинацию – сигнальную маркировку пола обозначениями в виде разделительных или стоп-линий через определенное расстояние, а также обозначение зон с информационными элементами. Кроме того, напольная ламинация – это еще и дополнительная возможность заказчика разместить рекламную информацию.
Такая напольная разметка должна быть использована в местах наибольшего скопления людей: у входной группы, гардероба, входа в выставочный павильон, туалетных комнат. Напольная ламинация держится на поверхностях несколько месяцев. Цена за 1 кв.м. пленки с ламинацией не превысит 338,58 рублей. Для составления ярких однородных линий или визуальных цветных блоков без печати можно использовать цветную плёнку COLORIT (с любым цветом на усмотрение заказчика) + ламинация FLOOR TALKER 121/200. Цена за 1 кв.м. этих двух плёнок не превысит 429 рублей. Максимальный объем для выставки – до 10 кв.м.
В-четвертых, при проведении выставки или конференции организаторы мероприятий вынуждены будут понести значительные расходы на средства индивидуальной защиты, бесконтактные термометры и дезинфекцию. ООО "НьюСпайр", представил приблизительные расчеты, исходя из количества посетителей до 1000 человек (без учета участников, организаторов и персонала) за 1 день:
Итого, общая сумма расходов на средства индивидуальной защиты, бесконтактные термометры и дезинфекцию за один день выставки при проходимости в 1000 посетителей составит 160500 рублей (321000 рублей за оба дня).
В числе прочих средств защиты при организации выставок – тоннели и рамки дезинфекции. ООО «НьюСпайр» представляет многофункциональную дезинфицирующую арку SterilGate для защиты входов. Для обеззараживания используется экологически чистая жидкость. В процессе движения человека происходит полная дезинфекция рук, тела и обуви. SterilGate гарантирует полную защиту от любых микробов и убивает 99,9% вирусов. Стоимость арки «Эконом» - от 196 000 рублей, рамки «Стандарт» - от 388 000 рублей.
Также среди дополнительных затрат организаторов выставки или площадки будет организация доставки посетителей от метро до комплексов при необходимости. Кроме расходов на санитарную обработку автобусов, добавятся траты из-за увеличения количества задействованного транспорта, так как организаторам необходимо будет обеспечить рассадку участников на безопасном расстоянии, т е. через одного.
В числе внеплановых затрат и организация работы специально выделенной комнаты – изолятора, где при необходимости можно будет получить медицинскую консультацию.
Отдельно стоит сказать о зоне питания, где можно будет приобрести только предварительно упакованную еду из одноразовой посуды.
Также стоит взять во внимание усиление работы системы вентиляции, клининга, привлечение дополнительного персонала, что тоже потребует расходов.
Кроме того, нормы безопасности застройки экспозиции с соблюдением ширины прохода не менее 3-х метров и социального дистанцирования понесут за собой увеличение площадей стенда, что потенциально может привести к повышению стоимости его застройки для компаний - экспонентов.
Таким образом, при организации двухдневной выставки с количеством посетителей до 1000 человек выполнение всех необходимых мер безопасности обойдется в сумму от 395290 рублей:
Дополнительно:
Безопасность людей — один из ключевых критериев при организации конгрессов и выставок, поэтому необходимые меры должны быть учтены и, по возможности организаторов и площадки, внедрены при подготовке мероприятий в новой реальности.
